Chỉ bạn cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện dễ dàng hơn

Đối với công việc tổ chức sự kiện, việc xây dựng kế hoạch được đặt lên quan trọng hàng đầu.Thông thường chất lượng bản kế hoạch sẽ ảnh hưởng đến trực tiếp tới sự kiện.Chắc hẳn nhiều bạn sẽ cảm thấy khó khăn, nhất là đối với các bạn mới bắt đầu tập tổ chức sự kiện, sau đây là 1 số kinh nghiệm giúp bạn làm tốt hơn.

1.Phân loại và xác định mục đích sự kiện

Các loại sự kiện hiện nay rất đa dạng về chủng loại, hơn nữa những loại sự kiện khác nhau các hạng mục cần làm trong bản kế hoạch cũng sẽ có sự chênh lệch, vậy nên bước đầu tiên bạn luôn phải xác định đúng loại sự kiện mình cần tổ chức.Tại sao sự kiện này được tổ chức?Cần đạt được những gì?  Bạn phải giải quyết điều này, đây còn được coi là mục đích và mục tiêu của sự kiện.

>>> Xem thêm: dịch vụ tổ chức sự kiện – Chọn địa điểm tổ chức uy tín

2.Đối tượng của sự kiện bao gồm những ai?

Các kế hoạch ra đời nhằm phục vụ cho những người tham gia sự kiện, đó là những người cần thu hút sự chú ý nhằm mang lại hiệu quả, thành công cho sự kiện.Nhóm tham gia sự kiện bao gồm MC, lữ đoàn, vũ công,.. là những người phục vụ cho sự kiện với các tiết mục văn nghệ, điều hành buổi lễ, những yếu tố này cũng không thể coi nhẹ, nên cần yêu cầu sự nghiêm túc trong khâu chuẩn bị và tập dượt cho phần này.Khách mời là nhóm thứ 2, mời bằng cách gửi thiệp trước 2 tuần để họ sắp xếp công việc và xác nhận lại xem họ có thể tới không trong 2 ngày trước khi sự kiện diễn ra.

3. Xây dựng thông điệp cho sự kiện

Các sự kiện thường tạo ra các ấn tượng tốt đối với các khách tham dự thông qua các thông điệp nó lan tỏa, không những gây ấn tượng nhất thời nó còn là những điểm đặc biệt theo các tổ chức, doanh nghiệp tới thật lâu sau đó.Nên kết hợp sự kiện với những ngày đặc biệt để sự kiện ảnh hưởng mạnh mẽ hơn đối với khách hàng. 

>>> Xem thêm: tổ chức sự kiện khai trương – Bạn đã tìm đơn vị tổ chức cho doanh nghiệp của mình chưa?

4.Sự kiện sẽ được tổ chức bao giờ và ở đâu?

Với các thông điệp và mục đích đã xây dựng trước, bạn nên bắt đầu chọn ngày và địa điểm sẽ tổ chức, ngày tổ chức khá quan trọng, nếu chọn vào các dịp lễ sự kiện sẽ hiệu quả hơn, nếu vào các ngày nghỉ như thứ 7, chủ nhật sẽ có lượng khách mời đến tham dự đông hơn.Như mục trước đã nhắc, để đảm bảo số lượng người tham dự sự kiện cần mời bằng thư trước 2 tuần, nên trong thời gian này bạn phải đảm bảo ngày giờ và địa điểm được quyết định.

5.Chương trình tổ chức sự kiện xây dựng thế nào?

Để hướng đến đúng các đối tượng khách hàng cũng như đạt hiệu quả cao của tổ chức sự kiện, chúng ta nên bắt đầu xây dựng tổng quan một chương trình sự kiện, với các mục, các phần được tạo dựa trên các dữ liệu đã tìm hiểu.Các trang thiết bị nên được chuẩn bị từ trước, với những hoạt động giải trí nên bắt đầu viết kịch bản chương trình và tập dượt sẵn cho thật hoàn hảo.

6. Vấn đề truyền thông cho sự kiện

Truyền thông cho sự kiện là các hoạt động công bố các thông tin, hình ảnh hay các thông điệp nhằm thu hút đông đảo người tham gia hoặc quảng bá hình ảnh hoặc thương hiệu cho một doanh nghiệp.Nên xây dựng các biện pháp truyền thông phù hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất với mức ngân sách thấp nhất.

7.Dự trù ngân sách cho sự kiện.

Lên ngân sách dự trù cho tất cả các hạng mục, nên cân nhắc thật kỹ để đạt lợi ích tốt nhất về chi phí.Những bước trên chỉ là cơ sở cho bạn khi bắt đầu lập một kế hoạch tổ chức sự kiện, để tạo ra một sự kiện có tầm ảnh hưởng bạn nên học hỏi thêm kinh nghiệm từ những người đi trên, những kiến thức đó sẽ giải quyết được nhiều vấn đề thực tế.

>>> Tìm hiểu: tổ chức lễ khởi công công trình – Đơn vị tổ chức chuyên nghiệp hàng đầu thị trường

Leave a Reply