4 bước để đánh giá hiệu quả của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện không kết thúc với sự ra đi của vị khách cuối cùng. Sự kiện không phải bạn cứ có ý tưởng sáng tạo là thành công mà phải phân tích bài sự kiện, hay phổ biến hơn là đánh giá sự kiện, là một bước cơ bản mà các nhà tổ chức cần tuân thủ để định lượng sự kiện và xác định bất kỳ phạm vi nào để cải thiện trong tương lai. Mục đích là để phân biệt những sai lầm và học hỏi từ chúng. Quá trình đánh giá là câu trả lời cho các truy vấn về việc bạn đã thành công trong việc đạt được mục tiêu của mình hay thông điệp của bạn được truyền tải đúng tới đối tượng mục tiêu. Ngày nay, có nhiều sản phẩm phần mềm kèm với các công cụ giúp giảm bớt quá trình đánh giá sự kiện cho các nhà tổ chức.

Bây giờ hãy thảo luận về một số bước có thể giúp bạn đánh giá các sự kiện của mình thành công:

Bước 1: Gặp gỡ nhóm cốt lõi ngay lập tức 

Điều bắt buộc là phải tiến hành một cuộc họp với nhóm nòng cốt của bạn ngay lập tức sau khi hoàn thành sự kiện. Khoảng cách thời gian không nên nhiều hơn một tuần. Trì hoãn quá trình thường dẫn đến mờ dần các chi tiết quan trọng dưới ánh sáng của các vấn đề và trách nhiệm hiện tại. Hơn nữa, nhân viên cũng có thể thay đổi theo thời gian. Một chương trình nghị sự cần được chuẩn bị trước cuộc họp sẽ bao gồm mọi khía cạnh của sự kiện như địa điểm, giải trí, thực phẩm và đồ uống, dòng thời gian để liên lạc, thư mời. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra những gì hoạt động tốt và những gì không.

Bước 2: Đánh giá các mục tiêu tài chính của bạn

Bước này là rất quan trọng trong việc có được một cái nhìn tổng quan vô tư về doanh thu và chi phí. Phân tích giúp bạn đạt được một ý tưởng rõ ràng về lý do tại sao chi phí của bạn vượt quá ngân sách, doanh thu thuần, không phải cứ nghĩ ra ý tưởng độc đáo và mới lạ là được mà còn phụ thuộc vào sự cân bừng với chi phí, ngoài ra thực hiện so sánh doanh thu với năm ngoái và quyết định những cải tiến cần thiết sẽ được thực hiện cho năm tiếp theo. Người dùng phần mềm dựa trên đám mây được tạo điều kiện thuận lợi với các công cụ giúp cho các quy trình đánh giá như vậy hợp lý hơn, hợp lý hơn, đơn giản hơn và ít tốn thời gian hơn. Vì hầu hết các báo cáo được lưu trữ trong các định dạng chuẩn dựa trên web để nó giúp bạn tạo ra kết quả hiệu quả bằng cách xác định các cạm bẫy một cách dễ dàng.

Bước 3: Đánh giá các mục tiêu quảng cáo và tiếp thị của bạn

Một chiến dịch quảng cáo hoặc tiếp thị là rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ sự kiện. Nếu sự kiện của bạn không thể lái người tham dự theo dự đoán của bạn thì bạn thực sự cần phải suy nghĩ về những gì đã sai. Hãy nhớ một thất bại để tiếp thị các sự kiện của bạn có thể tạo ra sự tàn phá lớn. Điều đầu tiên và quan trọng nhất mà bạn cần hiểu là liệu bạn có áp dụng chiến lược tiếp thị đúng đắn hay không. Nếu đó là hình thức quảng cáo được in mà bạn quyết định sử dụng thì chiến lược của bạn phải được sửa đổi cho sự kiện tiếp theo của bạn. Chiến dịch truyền thông xã hội có thể là một nền tảng tốt hơn để kết nối bạn với hàng triệu người dùng và giúp sự kiện của bạn được hiển thị tốt hơn. Tuy nhiên, người dùng sản phẩm phần mềm dựa trên đám mây được hỗ trợ với công cụ kết nối phương tiện truyền thông xã hội giúp tích hợp dễ dàng.

Bước 4: Phản hồi từ khách hàng và người tham dự

Phản hồi là một cách tuyệt vời để cải thiện hiệu quả và nâng cao hiệu suất sự kiện của bạn. Để nhận phản hồi từ khách hàng, bạn có thể đính kèm một mẫu phản hồi như là một phần của bộ chào mừng. Tuy nhiên, phản hồi của người tham dự có thể là một phần của phiếu quà tặng mà họ có thể đổi khi họ điền vào mẫu đơn. Đừng quên điền vào mẫu phản hồi của người tham dự bằng các câu hỏi để bạn có được quan điểm về sự kiện, phạm vi để cải thiện hơn nữa, các vấn đề phải đối mặt, v.v. Hãy chắc chắn rằng bạn giữ câu hỏi ngắn gọn và ngọt ngào để không gây khó chịu cho người tham dự. Ngoài ra, nếu bạn đã đầu tư vào một hệ thống đăng ký trực tuyến, nó được nhúng với một công cụ Khảo sát mà bạn có thể sử dụng để tạo ra bảng câu hỏi trực tuyến hoàn thành sự kiện.

Đánh giá sự kiện có thể đôi khi khá khó khăn nhưng những nỗ lực là đủ xứng đáng để tăng cường đủ cho các sự kiện của bạn.

Leave a Reply